Початок і кінець періоду, за який формується файл SAF-T UA, визначаються в самому запиті.

Формат і структуру надання документів великим платником податків на запит контролюючого органу в електронній формі, що належать або пов’язані з предметом перевірки, визначено в Порядку надання документів великим платником податків в електронній формі при проведенні документальної перевірки, затвердженому наказом Міністерства фінансів України від 07.11.2011 № 1393.

Водночас у пункті 2.4 розділу ІІ Порядку № 1393 передбачено, що контролюючий орган забезпечує надання відомостей про формат електронних документів (інформації) великого платника податків шляхом їхнього розміщення на офіційному вебсайті ДПС.

Оновлена версія 2.0 файлу SAF-T UA опублікована 06 листопада 2024 року на офіційному вебсайті ДПС. З цього періоду платники податків отримали фактичну можливість ознайомитися з визначеним оновленим форматом файлу SAF-T UA і встановленими до нього технічними вимогами, адаптувати власні облікові й інформаційні системи, а також забезпечити виконання вимог контролюючого органу щодо подання електронних документів (інформації) у вигляді файлу SAF-T UA.

Отже, першим календарним роком, за який контролюючий орган має право під час проведення перевірки запитувати у великого платника податків копії документів, що створюється ним в електронній формі з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, – у вигляді файлу SAF-T UA, є 2024 рік, враховуючи, що на вебсайті ДПС оновлений файл SAF-T UA версія 2.0 було опубліковано 06 листопада 2024 року.

Водночас файл SAF-T UA не є податковою звітністю в розумінні глави 2 ПКУ, а належить до категорії електронних документів (інформації), обов’язок подання яких покладено на платника податків відповідно до підпункту 72.1.1.2 підпункту 72.1.1 пункту 72.1 та пункту 85.2 статті 85 ПКУ.

Е-аудит поступово переходить від концепції до повноцінного інструменту в роботі контролюючих органів, зокрема для перевірки великих платників. Аналітичні модулі системи автоматично виявляють розбіжності, невідповідності та потенційні ризики. За результатами такого аналізу бізнес отримує запити на пояснення та підтвердження відповідних операцій.

Запровадження SAF-T UA забезпечує прозору, структуровану та цифрову взаємодію між ДПС і платниками податків, що сприяє мінімізації людського фактору та підвищенню якості податкового контролю.

Для бізнесу Е-аудит стає не лише інструментом контролю, а й сервісом, який допомагає заздалегідь виявляти помилки в обліку, покращувати якість даних і знижувати податкові ризики.

Очікується, що ДПС і надалі розширюватиме функціонал Е-аудиту та поступово масштабуватиме використання SAF-T UA у податковому контролі.

Щодо порядку подання файлу на запит контролюючого органу, то під час проведення документальних перевірок великі платники податків зобов’язані надавати файл SAF-T UA протягом двох робочих днів, що настають за днем отримання запиту від контролюючого органу. Такі вимоги передбачені нормами Податкового кодексу України (пункт 85.2 статті 85).

Файл подається в електронній формі через приватну частину Електронного кабінету платника податків у відповідь на запит.

Після отримання запиту платнику необхідно:

• перейти до приватної частини Електронного кабінету;
• обрати розділ «Вхідні / Вихідні документи» → «Вхідні»;
• відкрити відповідний запит.

Сформований файл SAF-T UA завантажується окремо за кожний звітний (податковий) період, зазначений у запиті, (у вигляді zip-архіву або групи архівів), з використанням функції «Створити файл SAF-T UA».

Після завантаження файлу до Електронного кабінету здійснюється його розархівування та перевірка на відповідність XSD-схемі.

У разі успішного проходження перевірки на файл накладається електронний підпис і надсилається до ДПС для автоматизованої обробки.

Великі платники податків мають можливість уже наразі здійснювати попереднє тестування файлу SAF-T UA через Електронний кабінет платника податків без наявності офіційного запиту контролюючого органу.

Порядок тестування:

• Сформований файл подається до ДПС через Електронний кабінет.
• Інформаційно-комунікаційні системи ДПС проводять його опрацювання.
• Платник отримує квитанцію про неприйняття файлу (у зв’язку з відсутністю запиту) із зазначенням усіх виявлених технічних помилок та невідповідностей.

Такий механізм дозволяє завчасно оцінити відповідність структури та змісту файлу встановленим вимогам, виявити та усунути недоліки до моменту фактичного подання на запит під час документальної перевірки.

Рекомендовані заходи для підготовки:

• Перевірити готовність облікових систем та інформаційних ресурсів до формування файлу SAF-T UA відповідно до чинних вимог.
• Забезпечити повну відповідність структури файлу Порядку № 1393 та Детальному технічному опису елементів SAF-T UA.
• Актуалізувати внутрішні регламенти та процедури реагування на запити контролюючих органів у рамках документальних перевірок.
• Систематично проводити тестування файлів SAF-T UA з метою своєчасного виявлення та усунення технічних помилок.

Попереднє тестування сприяє підвищенню якості даних, зниженню ризику отримання додаткових запитів від податкових органів та забезпеченню ефективного використання файлу під час проведення перевірок.

Ці заходи набувають особливої актуальності у зв’язку з початком промислової експлуатації системи «Е-аудит» з 1 січня 2026 року.

На запит податкового органу платник надав стандартизований аудиторський файл, що дозволило замінити традиційне опрацювання великої кількості паперових документів на сучасний цифровий аналіз даних.

Інспектори отримали повну аналітичну інформацію в уніфікованому форматі про господарські операції. Це значно спростило та прискорило перевірку.

Ключові переваги використання SAF-T UA:

• оперативність – швидка перевірка правильності формування податкових зобов’язань та податкового кредиту;
• відстеження операцій – досліджено повний ланцюг операцій від первинних документів до фінансової звітності;
• єдиний формат даних – зіставлення бухгалтерських записів і показників податкової звітності без додаткового витребування документів;
• аналітичний акцент – зосередження уваги на суті господарських операцій, а не на технічній обробці паперів;
• ресурсна ефективність – економія часу та зусиль як для бізнесу, так і для податкових органів.

SAF-T UA – це не лише технічне рішення, а й важливий крок до нової податкової культури, яка поєднує український досвід із найкращими світовими практиками.

Крім того, Державна податкова служба для зручної комунікації з банками щодо формування та подання стандартного аудиторського файлу SAF-T UA створила окремий комунікаційний майданчик – Google Chat Bank на платформі Google Chat.

Чат створено за результатами робочих зустрічей ДПС із представниками Незалежної асоціації банків України з урахуванням специфіки ведення бухгалтерського обліку в банківській сфері.

Google Chat Bank допоможе:

• отримати актуальні консультації та методологічні матеріали від ДПС;
• оперативно обговорити проблемні питання з фахівцями ДПС та колегами з банківських установ;
• брати участь у тестуванні технічних рішень, пов’язаних з формуванням файлу SAF-T UA;
• забезпечити коректне впровадження файлу SAF-T UA з урахуванням специфіки обліку в банківських установах та вимог чинного законодавства;
• підвищити якість взаємодії з ДПС, що сприятиме прозорості та передбачуваності податкових процедур.

Банки можуть приєднатися до чату двома способами: через Електронний кабінет або засобами поштового зв’язку, надіславши до ДПС відповідний лист для приєднання.

Зокрема:

• документи з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань);

• первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансової звітності;

• інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів.

Це передбачено Податковим кодексом України (пункт 85.2 статті 85) та Порядком надання документів великим платником податків в електронній формі (наказ Мінфіну від 07.11.2011 № 1393).

Стандартний аудиторський файл (SAF-T UA) – це електронний XML-файл стандартизованої структури, який містить дані, експортовані з облікової системи підприємства, зокрема:

• інформацію про активи, власний капітал та зобов’язання;

• дані про зміни фінансово-господарського стану за відповідний період;

• первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансову звітність тощо.

Запит ДПС надсилається у довільній формі з зазначенням періоду перевірки та способів подання файлу.

Якщо період перевірки перевищує 1 календарний рік необхідно формувати окремий файл за кожен рік.

Наприклад, якщо перевірці підлягає період з 01.01.2022 по 31.03.2025, має бути сформовано чотири окремі файли за період з:

• 1.01.01.2022 по 31.12.2022;

• 2.01.01.2023 по 31.12.2023;

• 3.01.01.2024 по 31.12.2024;

• 4.01.01.2025 по 31.03.2025.

Електронні документи (інформацію) великий платник податків зобов’язаний надати з дотриманням вимог законодавства про електронний документообіг не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту органу контролю.